Zuhören als Schlüssel für eine erfolgreiche interne Kommunikation

Wie die MedUni Wien interne Kommunikation neu denkt

Interne Kommunikation ist mehr als das Verbreiten von Informationen – sie ist Dialog und zentrales Element der Organisationskultur. In Zeiten der Digitalisierung ist Interne Kommunikation keine Einbahnstraße, sondern wird von allen Mitarbeiter:innen aktiv mitgestaltet. An der Medizinischen Universität Wien heißt das: Forschende, Ärzt:innen, Lehrende, Verwaltungsmitarbeiter:innen und Student:innen tragen gemeinsam zur internen Kommunikation bei – und müssen daher auch in die Entwicklung neuer Konzepte einbezogen werden.

Wir haben gemeinsam einen Prozess gestartet, um die Interne Kommunikation der MedUni strategisch neu auszurichten. Unsere Herangehensweise: Zuerst zuhören, dann planen und umsetzen.

Der Weg zur neuen Internen Kommunikation

Unser Ansatz basierte auf einem mehrstufigen Prozess, bei dem das Zuhören im Mittelpunkt stand. Anstatt sofort eine Strategie vom Reißbrett zu entwickeln, mussten wir zunächst ein Verständnis für die internen Herausforderungen und Bedürfnisse der einzelnen Gruppen an der MedUni entwickeln.

• Strategische Einbindung der Führungsebene – Das Rektorat wurde frühzeitig in den Prozess integriert, um sicherzustellen, dass die interne Kommunikation mit den übergeordneten Zielen der Universität im Einklang steht.
• Workshops und Fokusgruppen – In mehreren interaktiven Workshops haben wir mit den Wissenschafter:innen, Mitarbeiter:innen und Student:innen gesprochen, um deren Sichtweisen, Erwartungen und Verbesserungsvorschläge zur internen Kommunikation zu erfassen. Die Workshops waren bewusst gemischt besetzt, damit auch die Mitarbeiter:innen untereinander ein besseres Verständnis für die Kommunikationsbedürfnisse anderer bekommen.
• Soundingboard als Filter – Die gesammelten Erkenntnisse wurden in einem Soundingboard mit Vertreter:innen aller Bereiche reflektiert und validiert, um sicherzustellen, dass alle Perspektiven in die Konzeptentwicklung einfließen.
• Strategie- und Konzeptentwicklung – Erst auf dieser Basis wurde das strategische Konzept für die Neuausrichtung der internen Kommunikation entwickelt, das nun als Blaupause für die zukünftige Kommunikationskultur der MedUni Wien dient.

Ein Projekt mit positiver Wirkung

Durch diesen partizipativen Ansatz wurde nicht nur die Kommunikationsstrategie optimiert, sondern auch die Identifikation der Mitarbeiter:innen mit dem Projekt gestärkt.

Der Leiter der Kommunikationsabteilung der MedUni Wien, Johannes Angerer: „Der Prozess hat gezeigt, dass effektive Kommunikation und Konzeptentwicklung in einer großen Organisation wie der MedUni mit über 6.500 Beschäftigten und 8.600 Student:innen nur durch echtes Zuhören entstehen kann. Die Workshops haben wertvolle Inputs geliefert, die unsere Strategie maßgeblich geprägt haben.“

„Wir sehen, dass die interne Kommunikation als Dialog verstanden wird. Ziel ist immer, dass sich alle gehört und eingebunden fühlen – das schafft Vertrauen und verändert die Zusammenarbeit positiv.“ so Angerer.

„Interne Kommunikation neu denken“ ist Teil des übergeordneten Programms „Leadership & Reputation“ der Universität. Ziele dieses Programms sind eine stärkere Wahrnehmung der gemeinsamen Führungsverantwortung aller Führungskräfte an der MedUni Wien, Verbesserung von Employer Reputation und Brand Engagement, Steigerung des Vertrauens zwischen den einzelnen Organisationseinheiten und Impulse für das Thema Internationalisierung.

Das Beispiel der MedUni Wien in Zusammenarbeit mit klar zeigt: Erfolgreiche interne Kommunikation beginnt mit echtem Zuhören. Wer die Perspektiven der Mitarbeiter:innen ernst nimmt und in die Strategie einbindet, schafft eine bessere Kommunikationskultur und stärkt auch nach innen die Reputation und Identifikation mit der Organisation.