Die Digitalisierung der Internen Kommunikation ist auch eine kulturelle Herausforderung

COVID-19 hat es ermöglicht: Arbeitsplätze und Zusammenarbeit sind digital, Social Intranets und mobile Mitarbeiter-Apps boomen, KI-gestützte Systeme beschleunigen die Entwicklung exponentiell.

Zugleich steigen die Ansprüche von Führungskräften und Mitarbeiter:innen: Wer privat soziale Medien und die neuesten Smartphones nützt, erwartet sich vergleichbare Standards auch am Arbeitsplatz.

Unternehmen und Organisationen tragen durch die Modernisierung von IK und Softwarelandschaft beiden Entwicklungen Rechnung. Zugleich müssen sie sich digital wie kulturell von etablierten und langjährig gewachsenen Systemen verabschieden, um lebendiger, breiter und inklusiver zu kommunizieren.

klar hat im Auftrag der OMV unter dem Titel „Ein neues digitales Zuhause? Tools in der Internen Kommunikation“ branchenübergreifend 20 Kommunikationsexpert:innen von Großunternehmen in Österreich und Deutschland befragt. Die wichtigsten Themen: zentrale Herausforderungen an die IK, die Rolle einzelner Tools, veränderte Kompetenzen der Verantwortlichen, Auswirkungen auf die Kommunikationskultur.

Worauf kommt es Unternehmen an?

Was alle beschäftigt: die Digitalisierung macht die Interne Kommunikation immer anspruchsvoller, es wird immer schwieriger, in der allgemeinen Informationsflut mit Unternehmensthemen zu den Mitarbeitenden durchzudringen. Werden neue digitale Kommunikationskanäle etabliert, erwarten sich Unternehmen folglich ganz konkrete Vorteile:

• Mobile Verfügbarkeit aller: Am Diensthandy und auf privaten Geräten (Bring Your Own Device).
• Plug & Play: Einfache Handhabung ohne Barrieren; alle wichtigen Infos auf einen Blick; Prinzip „weniger ist mehr“.
• Kommunikation & Zusammenarbeit: Vernetzung und Wissensaustausch; Funktionalitäten wie in sozialen Netzwerken: individuelle Profile, Timeline, Teilen-Liken-Kommentieren, Communities; kombinierbar mit Kollaborationstools wie MS-Teams.
• Persönliche Relevanz: Integrierte KI-Funktionen, um Informationen zu filtern und personalisiert auszuspielen, Prozesse schneller und effizienter zu gestalten (Texterstellung, Übersetzungen).

Auch im Digitalen gilt: der Köder muss dem Fisch und nicht nur dem Angler schmecken. Die nutzungsfreundliche und dialoggruppengerechte Aufbereitung relevanter Inhalte ist folglich Voraussetzung.

Der Prozess entscheidet über den Erfolg: Wandel gestalten und kommunizieren

Ob Haiilo, Staffbase, Microsoft Viva Engage, ChatGPT oder komplette Newsroom-Konzepte: Damit neue Tools sinnvoll genutzt und erlebt werden können, müssen sie strategisch geplant und eingeführt werden. Das erfordert vielschichtige Prozesse, in denen es neben Fragen der IT und Softwarelizenzen vorwiegend um die erfolgreiche kulturelle Verankerung geht.

Und auch hier gilt: Kommunikation und Vorbildwirkung sind Aufgaben erfolgreicher Führung und beschränken sich nicht auf die Arbeit der IK-Verantwortlichen. Führungskräfte müssen ihre Kommunikationsfähigkeit ausbauen, authentische Inhalte fordern und fördern und den Wandel von einer über Jahrzehnte aufgebauten E-Mail-Kultur zu dialogorientierten und personalisierten Inhalten mitgestalten.

klar konzipiert, moderiert und begleitet Prozesse mit dem Ziel, die Akzeptanz und Nutzung neuer digitaler Tools in Organisationen zu steigern. Ziele, Personas, Anwendungsfälle und KPIs werden definiert, Interessen interner Stakeholder integriert, Workshops mit Fokusgruppen realisiert, die begleitende Kommunikation geplant sowie Führungskräfte und Kommunikationsverantwortliche unterstützt. Boris Kaspar beantwortet Deine/Ihre Fragen gerne.