• AUS DER KLAR WERKSTATT

Update: Checkliste für COVID-19 Maßnahmen und Kommunikation

Vielen Dank für Ihre/Eure Inputs und Reaktionen, die wir alle in die Checkliste aufnehmen konnten. Weiter unten u.a. eine nützliche Liste der WKO.

Der Umgang mit der COVID-19 Infektionswelle stellt auch Kommunikator*innen vor große Herausforderungen. Die folgende Checkliste basiert auf Grundlagen der Krisenkommunikation, Erfahrungen der letzten Tage und Maßnahmen, die Unternehmen aktuell setzen. Zusammenarbeit ist ein wesentlicher Faktor für eine Eindämmung der Corona-Infektionswelle. Wir freuen uns deshalb im Interesse aller über weitere Inputs und werden die Liste laufend ergänzen.

Haben wir folgende Maßnahmen zu Vorbeugung und Krisenkommunikation getroffen?

  • Definition Krisenplan, Krisen-Manager, Krisenteam, Krisenkommunikationsteam, interne/externe Experten, Sprecherfunktion
  • Bereitstellung Räume und Ressourcen für Krisenteam
  • Festlegung von internen Handlungs- und Verhaltensanweisungen
  • Bereitstellung z. B. von Desinfektionsmitteln: Eingänge, Toiletten, Meetingräume
  • Festlegung von Handlungs- und Verhaltensanweisungen im Umgang mit Externen: Kunden, Partner etc.
  • Sozialkontakte im Betrieb einschränken: Raucherecken, Cafeteria, Sozialräume
  • Klärung aller arbeitsrechtlichen Fragen inkl. Kinder- und Angehörigenbetreuung
  • Vorbereitung Szenarien und Stufenplan Maßnahmen und Kommunikation
  • Längerfristige Sicherstellung der Krisenmanagement-Ressourcen
  • Begleitende Dokumentation aller Maßnahmen und Kommunikation

Verfolgen wir eine aktive und transparente interne Kommunikation?

  • Regelmäßige Versorgung aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit den nötigen Basisinformationen zu COVID-19 und Liste seriöser externer Informationsquellen
  • Kommunikation von Handlungs- und Verhaltensanweisungen zur Vorbeugung
  • Kommunikation von Handlungs- und Verhaltensanweisungen für den Ernstfall einer Infektion oder eines entsprechenden Verdachts
  • Kommunikation aller arbeitsrechtlichen Fragen und Aspekte
  • Zeitnahe Information aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter über alle aktuellen internen Entwicklungen
  • Einrichtung einer zentralen internen Kontakt- und Informationsstelle für Fragen, Sorgen, Ängste zum Thema
  • Erstellung Q&As als rollendes Dokument
  • Intranetseite mit
    • aktuellen Info-Updates
    • Q&As
    • Kontaktinformation für Fragen / Fragefunktion
    • Links zu offiziellen Seiten der Regierung, AGES und orf.at Infopoint

Verfolgen wir eine professionelle und transparente externe Kommunikation?

Inhouse bzw. an unseren Standorten

  • Informationen zu Hygieneregeln und Anpassung der Umgangsformen
    • auf Aufstellern
    • in Aushängen
    • auf Info-Screens
    • in Eingangsbereichen, Meetingräumen, Kantinen etc.
    • in Toiletten / Waschräumen
    • in Aufzügen
    • Schulung des Empfangspersonals

E-Mail / Website

  • Information Kunden, Partner, Stakeholder über unsere COVID-19 Policy und getroffene Maßnahmen
  • Laufende Aktualisierung der Information von Kunden, Partnern, Stakeholdern zu Kundenveranstaltungen, Kundenkontakten, Reise-Policy, Umgangsformen.

Medien

  • Reaktives Pressestatement (inkl. Q&A)

Soziale Medien

  • Laufendes Monitoring
  • Bei Bedarf aktive Kommunikation oder Verweis auf aktuelle Informationen auf Website

Wie sorgen wir für Business Contingency?

  • Einrichtung / Aktivierung von Home-office Lösungen
  • Einrichtung alternativer Standorte/Arbeitsräume für Kernressourcen (Doppelung)
  • Einrichtungen alternativer Lösungen in der Zusammenarbeit mit Kunden und Partnern sowie für Veranstaltungen
    • Telefonkonferenzen
    • Videokonferenzen
    • Digitale Plattformen
  • Getrennte Post- und Paketübergabestellen
  • Im Schichtbetrieb Schichten teilen und entzerren bzw. zeitversetzte Übergaben festlegen

Evaluieren wir regelmäßig unsere Arbeit?

  • Laufende interne Evaluierung
  • Monitoring Maßnahmen anderer Marktteilnehmer
  • Branchen-Austausch Best-Practice-Maßnahmen
  • Einholung Außensicht
  • Update Krisen- und Notfallpläne
  • Regelmäßige Manöverkritik

Checkliste WKO
https://www.wko.at/service/aussenwirtschaft/checkliste-corona-virus-.pdf

Nützliche Tools für die Online-Zusammenarbeit (wird laufend ergänzt)
https://techagainstcoronavirus.com/

Useful Information in English:
https://hbr.org/2020/02/lead-your-business-through-the-coronavirus-crisis